La digitalizzazione ha aperto nuove frontiere nella gestione dei documenti per le aziende, nel segno dell’efficienza e della sostenibilità.
Qualcosa interconnesso all’introduzione di programmi di ultima generazione – i cosiddetti software gestionali – e sempre più realizzati in maniera scalabile: sono quindi particolarmente adattabili alle caratteristiche della singola realtà.
In questo articolo vi proponiamo una panoramica di base sulla gestione documentale aziende, focalizzandoci sugli aspetti maggiormente rilevanti per le PMI in termini di vantaggi e prospettive.
Cos’è la gestione documentale? Una panoramica concettuale
Quando si parla di gestione documentale si fa riferimento, per l’esattezza, alla Gestione Elettronica Documentale o GED, basata dunque sull’utilizzo degli strumenti più innovativi dell’informatica. Al centro c’è tutto quanto ruota intorno alla creazione, condivisione, archiviazione e recupero dei documenti, in particolare di quelli in formato elettronico.
La gestione documentale, infatti, di suo non esclude l’uso di soluzioni cartacee, che risultano comunque sempre più limitate alla luce della diffusione delle reti online e all’implementazione dei processi in chiave paperless.
Le nuove tecnologie di cloud computing e intelligenza artificiale stanno trasformando ulteriormente quello che già da diversi anni è un asset imprescindibile per le imprese.
Uno dei nodi più importanti è il rispetto delle Linee Guida dell’Agid in materia di privacy. Un aspetto che, in caso di violazione, espone a sanzioni onerose.
L’impatto delle nuove tecnologie sulla GED
Le nuove tecnologie stanno avendo un impatto significativo sulla gestione documentale elettronica. Ecco in quali termini:
- i software di ultima generazione risultano sempre più scalabili e personalizzabili. In quanto tali appaiono sempre meno standardizzati e più a misura delle esigenze operative della realtà che se ne avvale;
- standard migliori per la ricerca dei documenti e la loro definizione. Ciò è legato alla possibilità di effettuare modifiche che, essendo i documenti condivisi tra tutte le figure che necessitano di fruirli, vengono effettuate in tempo reale, a fronte di un aggiornamento costante dei documenti e di una piena affidabilità degli stessi;
- i processi interni presentano un workflow ottimale. È possibile impostare un flusso di lavoro in cui ogni risorsa, tecnica e umana, risulta ottimizzata;
- massimo rispetto della privacy. I software gestionali più validi garantiscono il pieno rispetto della normativa attuale, tutelando utenti e impresa;
- standard elevati di cybersecurity. Le nuove tecnologie sono utilizzate per commettere frodi sofisticate, da cui tutelarsi è indispensabile, visto il loro aumento negli ultimi anni.
Quali sono le prospettive?
La situazione attuale fa pensare a un futuro sempre più paperless e dunque a una gestione documentale dove l’uso della carta passa in secondo piano: non eliminato completamente, ma ridotto il più possibile.
Allo stesso tempo, per essere davvero sostenibile, la GED deve ottimizzare la gestione delle risorse impiegate nei nuovi processi, così da migliorare gli standard di risparmio ed efficientamento energetico nonché della stessa produttività.
Le statistiche odierne raccontano che la maggior parte delle aziende del Belpaese sono consapevoli della necessità di innovare la gestione dei documenti e non solo per le procedure di fatturazione elettronica, diventate ormai di routine. Spesso, tuttavia, si avvalgono di programmi gestionali non di ultima generazione: un limite, in termini di innovazione e competitività.
