Per molte piccole e medie imprese la trasformazione digitale non è più un progetto lontano, ma una necessità che entra ogni giorno in ufficio insieme a clienti, fornitori e collaboratori. Infatti, chi si occupa quotidianamente della gestione di trattative, preventivi, ordini e pagamenti si accorge di quanto tempo venga assorbito da attività ripetitive, controlli manuali e passaggi che potrebbero essere gestiti in modo più semplice e scorrevole con strumenti digitali pensati proprio per i processi commerciali.
Per mettere in atto questo passaggio, però, non servono necessariamente piattaforme complesse o investimenti ingestibili: spesso basta agire con scelte focalizzate sulle aree della relazione con il cliente, dalla fase di preventivo alla fatturazione, passando per la gestione dei pagamenti e dell’anagrafica. Partendo da soluzioni semplici, le PMI possono mantenere il controllo e costruire una base che può crescere nel tempo, senza sconvolgere la quotidianità delle persone che lavorano in azienda.
I sistemi di pagamento smart
Uno dei primi ambiti in cui la trasformazione digitale si fa sentire in modo concreto è quello dei pagamenti. I clienti si aspettano modalità rapide, sicure e flessibili, mentre le imprese hanno bisogno di strumenti che rendano più ordinata la gestione degli incassi, soprattutto quando si tratta di servizi continuativi, abbonamenti o forniture di valore elevato.
Strumenti come Smallpay permettono alle PMI di fare un salto di qualità senza complicare la vita né al cliente né all’ufficio amministrativo. Si tratta di una piattaforma web che consente di suddividere il prezzo di un prodotto o di un servizio in rate mensili a interessi zero, con addebito ricorrente sulla carta di credito o sul conto corrente del cliente. L’esercente imposta il piano di pagamento definendo importo e durata. La piattaforma, quindi, gestisce automaticamente tutte le scadenze successive.
Per il cliente l’esperienza è semplice. Al momento dell’acquisto inserisce i dati della propria carta di credito e paga soltanto la prima rata. Le altre vengono addebitate in seguito in modo automatico, senza dover ripetere la procedura ogni mese. Per l’azienda, la gestione avviene da un unico account, nel quale è possibile monitorare pagamenti e incassi, controllare chi ha saldato le rate e stampare il riepilogo dell’intero piano di pagamento.
L’organizzazione delle relazioni commerciali
Nelle piccole e medie imprese è ancora frequente trovare contatti, preventivi e note su clienti sparsi tra fogli Excel, quaderni, e-mail e app di messaggistica. Fino a quando i volumi restano contenuti, questo insieme di informazioni può sembrare gestibile. Nel momento in cui i rapporti commerciali aumentano, però, cresce in maniera evidente il rischio di perdere un’occasione o dimenticare qualcosa di importante.
È utile, quindi, un sistema di CRM pensato per le PMI e basato su interfacce semplici, che permetta di raccogliere in un’unica piattaforma dati anagrafici, storico delle trattative, preventivi inviati, telefonate effettuate e documenti collegati.
La gestione dei passaggi ripetitivi
Molti passaggi dei processi commerciali si ripetono in modo quasi identico ogni giorno. Ad esempio, si tratta di e-mail di ringraziamento dopo una richiesta di informazioni, di promemoria per l’invio di un preventivo, di avvisi di scadenza. Svolti manualmente, questi compiti assorbono tempo e concentrazione e lasciano meno spazio ad altre attività, come l’ascolto del cliente o la definizione delle offerte.
Bisognerebbe, quindi, agire con un’integrazione tra CRM, calendario e strumenti di comunicazione per trasformare tutto questo in procedure del tutto automatiche. Per esempio, in questo modo, un nuovo contatto compilato sul sito può generare subito una scheda nella piattaforma di gestione e un’e-mail di risposta con i primi materiali informativi.
Naturalmente, l’automazione non ha il compito di sostituire la relazione tra le persone, ma ha l’obiettivo di supportare questo processo, con aiuti concreti, dal momento che i commerciali non sono costretti a ricordare tutte le date e tutti i dettagli, visto che ricevono notifiche e attività già pronte nel proprio calendario. Quindi, il personale può concentrarsi su telefonate e incontri, sapendo che le operazioni ripetitive vengono gestite automaticamente da sistemi configurati una volta e poi lasciati lavorare.
