Molto spesso le società, oltre alla gestione completa del personale, si trovano a dover affrontare e, quindi, monitorare alcune spese extra, come quelle relative all’utilizzo di veicoli aziendali.
Talvolta il dipendente, o collaboratore, si trova costretto ad allontanarsi dall’ufficio per andare, ad esempio, a svolgere il proprio lavoro nella sede del cliente e, per farlo, utilizza un’auto che gli viene fornita dal proprio dirigente e che, quindi, dovrà essere riconsegnata direttamente in azienda al termine del servizio.
Veicoli aziendali e commerciali: problematiche da gestire
Ogni qualvolta venga utilizzata un’auto aziendale per svolgere l’attività lavorativa, dovranno essere gestiti i costi del carburante impiegato che, spesso, il dipendente è costretto ad anticipare per poi chiederne il corrispettivo rimborso a seguito della presentazione di giustificativi di spesa.
Qualora scontrini fiscali o fatture siano andati perduti, la situazione diventa più complessa poiché, senza la presenza di documentazione, l’amministrazione non avrà a disposizione le note spese necessarie per procedere al rimborso.
Quando poi le auto a disposizione dei dipendenti sono diverse, è necessario innanzitutto capire chi ha utilizzato il veicolo, per quanto tempo, quale tratta è stata percorsa, quale il consumo e, quindi, i relativi costi ad esso associati.
Inoltre, quando ci si trova a dover gestire un parco di veicoli commerciali, le problematiche si moltiplicano, infatti in un ambiente di questo tipo gli autisti che si alternano alla guida dei mezzi messi a disposizione sono molti.
Questo implica l’incorrere di alcune criticità. Monitorare la spesa per il pagamento del carburante, associarla ai chilometri effettivamente percorsi e al singolo operatore che ha usufruito del veicolo, è un lavoro che risulta essere piuttosto impegnativo, soprattutto se non è presente una specifica documentazione che possa aiutare nella rendicontazione delle spese.
Soldo: soluzione innovativa e sicura
La proposta di Soldo, per risolvere queste problematiche ed aiutare nella gestione delle spese aziendali, comprese quelle relative al carburante, è un sistema di carte prepagate smart che consentono di gestire tutte le spese aziendali, incluse quindi quelle legate ai rifornimenti.
Questa soluzione innovativa consente di limitare i tempi di lavoro per lo svolgimento di pratiche burocratiche.
Per ovviare alle difficoltà legate al management dei veicoli aziendali e, quindi, alle spese per il carburante, Soldo ha pensato anche ad una carta carburante specifica appartenente al circuito Mastercard: la carta Soldo Drive, che può essere utilizzata esclusivamente per il rifornimento del mezzo.
L’azienda, quindi, può scegliere di distribuire questa carta carburante a tutti quei dipendenti che, essendo soliti svolgere una parte dell’attività lavorativa al di fuori della sede operativa, usufruiscono di mezzi aziendali.
In questo modo il collaboratore può controllare autonomamente i pagamenti effettuati attraverso l’utilizzo di una apposita app, monitorare la cifra restante presente sulla carta e così chiedere che venga ricaricata qualora necessario. In tal caso il datore di lavoro potrà procedere o con un semplice bonifico.
Uno dei vantaggi di questa carta carburante è la possibilità di essere utilizzata in tutte le stazioni di servizio: in qualsiasi posizione ci si trovi, ci si può recare al distributore più vicino riducendo, in questo modo, i tempi per raggiungere quello convenzionato.
La carta Soldo Drive ha come obiettivo quello di fornire un aiuto nella rendicontazione delle spese e nella riconciliazione degli scontrini fiscali e delle fatture con i relativi pagamenti.
Infatti, la carta, ogni volta che viene utilizzata, è in grado di riconoscere automaticamente i dati relativi alla transazione effettuata che fanno riferimento, ad esempio, all’orario, alla data, all’esercente, al tipo acquisto, fornendo così un aiuto significativo nella compilazione della nota spese. Ogni operazione e transazione potrà essere gestita in qualsiasi momento semplicemente da smartphone.
