Se lavori un ufficio probabilmente ti sarai reso conto di quanto sia importante utilizzare gli strumenti adatti per poter lavorare con la massima efficienza. A volte il lavoro finisce per essere rallentato solamente perché si perde inutilmente tempo, tempo che invece potrebbe essere risparmiato organizzando l’ufficio in maniera adeguata. Se analizzassi tutto ciò che avviene all’interno dell’ufficio probabilmente ti renderesti conto di ciò.
Con questo articolo abbiamo deciso di venire in tuo aiuto, dandoti alcune indicazioni su ciò che in un ufficio efficiente e ottimizzato non può di certo mancare.
Cosa serve e cosa non serve
Ti consigliamo di iniziare la tua analisi osservando l’ufficio, e riflettendo su quali strumenti vengono effettivamente usati. In molti uffici ci sono attrezzature che sono ormai diventate obsolete, e che per questo motivo non vengono più usate. Finiscono solo per prendere polvere e occupare inutilmente spazio. Liberati di queste attrezzature, ottenendo così dello spazio in più che potrai usare in molti modi diversi.
Al tempo stesso nota se ci sono macchinari che potrebbero aver bisogno di un aggiornamento. Un esempio è quello delle fotocopiatrici: oggi ci sono modelli dalle dimensioni molto contenute rispetto al passato. Potrebbe essere arrivato il momento di cambiare le fotocopiatrici del tuo ufficio con delle versioni migliori e dalle caratteristiche innovative.
Maggiore ordine
Nella nostra introduzione abbiamo già parlato di quanto sia problematica la perdita di tempo mentre si sta lavorando. A volte capita di passare fin troppo tempo a cercare qualcosa di cui si ha bisogno, e che in quel momento non si trova. Per ovviare a queste situazioni la parola chiave è “ordine”.
Il nostro consiglio è quello di acquistare dei mobili da ufficio, che abbiano delle apposite scaffalature dove raccogliere tutto ciò che potrebbe servire, come documenti, progetti o altri oggetti simili.
Con la digitalizzazione spesso si ha a disposizione un database da consultare, ma in molti uffici continua a essere importante raccogliere dei documenti in versione fisica.
Linea internet veloce
Abbiamo già parlato di digitalizzazione, e a tal proposito è utile sapere che, per poter lavorare al meglio, è essenziale avere una linea internet che sia davvero veloce, e che riesca a sostenere numerose connessioni multiple.
A volte in un ufficio possono essere connessi alla rete numerosi dispositivi, ed è fondamentale che la linea riesca a sostenere un utilizzo anche molto intenso.
Quante stampanti servono?
Il lavoro in ufficio si è digitalizzato molto negli ultimi decenni, ma spesso si ha ancora bisogno di stampare in formato fisico i documenti su cui si sta lavorando. Ad esempio si potrebbe voler stampare una copia da dare al cliente, in modo tale che abbia con sé tutto ciò che potrebbe servirgli in futuro.
Per questo motivo è essenziale che in ufficio ci siano delle stampanti. Acquistarne una per ogni scrivania potrebbe non essere la scelta migliore. L’ideale, secondo noi, è quello di acquistare delle stampanti che possano essere connesse alla rete wireless locale, e che così possano essere utilizzate da tutti.
Non dimenticare che le stampanti hanno bisogno di toner per funzionare, quindi cerca di tenere da parte una buona scorta. Ordina online gli autentici toner Brother originali, che offrono un’ottima qualità della stampa.
