Al giorno d’oggi avere un albergo o una struttura alberghiera richiede di adeguarsi ai più recenti standard di qualità per varie ragioni. In primo luogo, i turisti sono diventati sempre più disintermediati dalle agenzie tradizionali, il che significa che prenotano in autonomia scegliendo con cura costi, servizi e qualità del pernottamento.
In secondo luogo, c’è da considerare il web, un grande mondo virtuale che permette a imprese ed aziende di farsi notare con pubblicità, canali social e siti web. Ci sono poi le piattaforme di booking, cioè intermediari che mettono in contatto albergatori e clienti e che richiedono altrettanta cura nel gestire messaggi, prenotazioni, richieste di preventivi e recensioni.
Insomma, il lavoro di chi gestisce questo genere di strutture può rivelarsi parecchio pesante, specialmente se, a monte, c’è una gestione tradizionale, ancora appoggiata alle care “vecchie” carta e penna. Ecco perché in tanti decidono di affidarsi ai software gestionali per alberghi e, qui di seguito, spiegheremo le ragioni di questa scelta e ci soffermeremo sui benefici che apporta dal punto di vista economico.
Piccola premessa: cos’è un software gestionale per alberghi?
Un software gestionale per alberghi è una piattaforma tecnologica progettata per semplificare e automatizzare le operazioni quotidiane di una struttura ricettiva. Questo tipo di software permette di gestire in modo integrato le prenotazioni, la disponibilità delle camere, il check-in e il check-out, la contabilità, e molte altre attività essenziali.
Si tratta, in pratica, di uno strumento che centralizza tutte le informazioni legate alla gestione dell’hotel, riducendo la necessità di operazioni manuali e minimizzando il rischio di errori.
Questi sistemi possono essere installati su server interni o utilizzati tramite cloud. Il loro vantaggio, quindi, è quello di offrire la possibilità di accedere ai dati da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Perché è così apprezzato dagli albergatori?
Gli albergatori apprezzano i software gestionali per la loro capacità di ottimizzare il tempo e migliorare l’efficienza operativa. In particolare, il sistema aiuta a monitorare in tempo reale lo stato delle prenotazioni e ad evitare problemi di overbooking o sovrapposizione di date.
Questi strumenti facilitano anche la gestione dei canali di vendita online, sincronizzando le disponibilità su diverse piattaforme di booking.
Il vantaggio si estende anche alla gestione del personale, poiché il software può tenere traccia dei turni, delle pulizie e delle manutenzioni necessarie, garantendo che il servizio sia coperto e che la struttura sia ben tenuta. Anche il personale, infine, beneficerà della presenza di un’organizzazione più chiara e potrà concentrarsi per offrire un servizio davvero accogliente.
Quali sono i benefici economici?
Da punto di vista economico, i benefici derivanti dall’uso di un software gestionale per alberghi sono tangibili e immediati. In primo luogo, l’automatizzazione dei processi di lavoro limita il tempo impiegato dal personale per le operazioni manuali, quindi riduce i costi operativi.
Un altro importante aspetto è quello legato alla riduzione degli errori di gestione, come le doppie prenotazioni o trascrizioni distratte, le quali possono portare a situazioni spiacevoli e recensioni negative.
Infine la possibilità di monitorare costantemente le performance economiche, nonché di avere una panoramica chiara dei flussi di cassa, permette di prendere decisioni più strategiche. Un esempio è quello del pricing dinamico, utilissimo per equilibrare l’arrivo delle prenotazioni tra periodi di alta e bassa stagione.
