In un’era dove tutto è in costante evoluzione, cogliere le opportunità del digitale è fondamentale per raggiungere una maggiore efficienza aziendale. La chiamano rivoluzione digitale: uno stravolgimento del modo di vivere sia in casa che al lavoro, dove computer e software sono i protagonisti.
Kyocera Document Solutions è un esempio di come la necessità di un approccio più informatico alla gestione degli ambienti di lavoro abbia contribuito a trasformare la value proposition, arricchendola con l’offerta di sistemi di stampa avanzati e soluzioni documentali, pensate per trarre il massimo valore dalle informazioni.
La filosofia e i valori dell’azienda, inoltre, la guidano ad operare in modo responsabile, influenzando positivamente il cambiamento per il bene delle persone e dell’ambiente.
Le proposte Kyocera non comprendono solo innovazioni tecnologiche come servizi in cloud e gestione digitale dei documenti, ma anche soluzioni che accompagnano le aziende verso una nuova era di agilità ed efficienza, mettendo al centro le esigenze applicative e di business dei clienti.
Semplificare e ottimizzare: il ruolo chiave dei Managed Document Services nell’era digitale
Oggi la richiesta delle aziende in relazione all’ambiente lavorativo non riguarda solo l’efficienza, ma si sta ampliando sempre più verso una prospettiva ambientalista.
Per venire incontro a questi bisogni moderni, le aziende sono chiamate a eliminare gli sprechi e a ottimizzare i costi operativi senza compromettere la qualità del proprio servizio.
I Managed Document Services (MDS) emergono in questo contesto come un elemento chiave per semplificare e ottimizzare l’intero processo documentale. Vanno infatti oltre la gestione tradizionale della stampa, oggetto di amministrazione dei Managed Print Services (MPS).
Mentre questi ultimi si focalizzano esclusivamente sull’output, i MDS offrono un approccio olistico che ottimizza l’intero flusso di lavoro del documento, dalla cattura all’archiviazione, dai flussi di lavoro alla sicurezza e, ovviamente, all’impatto ambientale.
La soluzione comprende in definitiva servizi che integrano valori come l’adozione di tecnologie eco-sostenibili e il bisogno di ottimizzazione della gestione documentale.
Le fasi dei Managed Document Services
Il processo MDS si sviluppa attraverso fasi strutturate ma flessibili. La prima, di comprensione e analisi, identifica le criticità e le aree di miglioramento in linea con gli obiettivi futuri dell’azienda cliente, esaminando dispositivi, flussi di lavoro, documenti, impatto ambientale e costi.
La proposta risultante rappresenta un “disegno” dettagliato della situazione attuale e fornisce la soluzione per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Segue la fase di implementazione, durante la quale vengono fornite proposte di strutturazione dei flussi e suggerimenti per migliorare l’efficienza dei processi e l’ottimizzazione dei costi. In questa fase, può essere proposta la collaborazione di consulenti finanziari per ulteriori implementazioni di arricchimento.
Vi è poi la gestione operativa, che include installazione hardware e software, monitoraggio delle performance e formazione del personale, pianificazione logistica e smaltimento. Infine, l’ottimizzazione, l’ultima fase, che permette eventuali miglioramenti dopo un periodo di test e revisione.
Tutti i benefici dei MDS
I benefici derivanti dall’implementazione di MDS evoluti sono evidenti e comprendono:
- creazione di un ambiente documentale su misura;
- ottimizzazione del tempo e delle risorse;
- diminuzione dei costi complessivi;
- riduzione dell’impatto ambientale.
Inoltre, grazie all’offerta di un servizio di consulenza completo da un unico partner, vengono eliminate la complessità e il tempo speso nella gestione di diversi fornitori.
In definitiva, quindi, affidarsi a un servizio di Managed Document Services può essere la svolta definitiva per un’azienda che intende modernizzare la propria infrastruttura documentale: grazie alla gestione efficiente dell’output, alla riduzione del carico di lavoro del reparto IT e alla minimizzazione dell’impatto ambientale dei sistemi documentali, le imprese hanno le carte in regola per affrontare le sfide del digitale.
