Come funzionano i sistemi di rilevazione presenze per i dipendenti

L’assenteismo aziendale è uno dei primi punti su cui lavorare per aumentare l’efficienza di un’impresa. L’attività di verifica e di controllo di tutti i dipendenti può rivelarsi molto complicata e dispendiosa senza l’aiuto della tecnologia, soprattutto se i lavoratori sono costretti a lavorare in un ambiente esterno o a spostarsi. Oggigiorno, per fortuna, sono molte le aziende che si occupano di progettare e realizzare strumenti sempre più all’avanguardia nell’ambito del rilevamento delle presenze sul posto di lavoro.
Winit, per esempio, offre sistemi pratici e infallibili, con cui le aziende possono al contempo monitorare i propri dipendenti e abbattere i costi.

Rilevare le presenze con Winit

Le tecnologie progettate da Winit si basano sull’uso del GPS (Global Positioning System), il quale consente di geolocalizzare qualunque cosa tramite satellite. Il meccanismo di funzionamento dipende dalla tipologia di prodotto di cui si ha necessità: un lavoratore fuori sede, infatti, viene generalmente dotato di un marcatempo, un sistema di rilevazione presenze che ne monitora costantemente la posizione ed è in grado quindi di stabilire se il lavoratore è al lavoro o meno. Nell’ambiente di lavoro è possibile invece installare un timbracartellino che, tramite la timbratura del badge con la tecnologia RFID (basta avvicinare il badge), registra gli ingressi e le uscite inviandole direttamente all’ufficio paghe.

Meno costi, più efficienza

Il sistema di rilevazione presenze di Winit è un prezioso alleato per aumentare l’efficienza di un’impresa. I dati rilevati da marcatempo e timbracartellino, infatti, vengono trasmessi subito al software di gestione PowerWEB, che consentirà di monitorare tutti i movimenti ed intercettare problemi e anomalie in pochi passaggi. Il software è su piattaforma Microsoft, è semplice da usare e funziona anche in assenza di connessione internet, poiché è possibile installarlo sul server della propria azienda. Scegliere di automatizzare il controllo dei movimenti dei tuoi dipendenti porterà diversi vantaggi quali:

• Risparmio sui costi di gestione: la sinergia tra marcatempo, timbracartellini e PowerWEB faranno risparmiare sulla gestione del personale. La situazione sarà chiara e semplice da controllare, senza la necessità di personale extra;

• Meno problemi e errori: tutta la situazione è facilmente monitorabile tramite il software, inoltre per i dipendenti sarà semplicissimo utilizzare i marcatempo e i badge, che andranno solo accesi o avvicinati al lettore. Anche gli smartphone possono essere utilizzati come marcatempo (ad esempio nel caso di lavori all’esterno come nei cantieri). In questi casi basta installare l’app ClockApp e, tramite QR code, GPS o tag NFC, il telefono sostituirà badge e marcatempo;

• Personalizzazione: software e app permettono di programmare le rilevazioni a seconda dei propri orari di lavoro, tutto sarà automatico e ottimizzato per le esigenze specifiche di ogni azienda;

• Precisione: il GPS offre la possibilità di rilevare la posizione di una persona con minimi margini d’errore, si verrà sempre informati sugli spostamenti – ciò risulta particolarmente utile nei lavori di consegne e consulenze a domicilio.

Controllo ma senza violare la privacy

L’uso del GPS per controllare la posizione dei propri dipendenti è ovviamente regolamentato in modo da non violare la privacy dei propri lavoratori. I dispositivi marcatempo dovranno essere programmati in modo da rilevare la posizione del lavoratore esclusivamente in orario di lavoro e rendendo partecipi e consapevoli i soggetti che verranno monitorati. I dati non possono essere visualizzati in tempo reale, se non in casi di emergenza in cui l’incolumità del dipendente è messa a rischio e solo il Garante della privacy può richiedere la visualizzazione di tutti i dati. La sicurezza del lavoratore è messa al primo posto e per questo i dati sui suoi spostamenti non verranno resi pubblici a nessuno fuorché le autorità competenti.

È bene dunque tenere sempre a mente che, per non violare la privacy dei lavoratori, i marcatempo possono essere attivati soltanto nel momento in cui un dipendente entra ed esce dal proprio posto di lavoro. Inoltre, ogni lavoratore ha il diritto di disabilitare la posizione durante le pause riconosciutegli dalla legge. Ne consegue che lo strumento di rilevazione presenze dovrà essere sempre spento fuori dall’orario di lavoro.

Garantire la privacy è importante non solo per non incorrere in problemi legali, ma anche per preservare il rapporto di fiducia e serenità tra dipendenti e classe dirigente: la fiducia è il primo ingrediente per un’impresa di successo.