Digitalizzazione documenti: come funziona e perché sceglierla

La digitalizzazione documenti è una questione non più rinviabile. Infatti, i prezzi della digitalizzazione di documenti sono più competitivi e gli svantaggi stanno diventando un costo sempre più importante per qualsiasi tipo di impresa.

La vicina introduzione obbligatoria della fatturazione elettronica anche per i liberi professionisti e i lavoratori autonomi rende sempre più stringente trovare un’organizzazione digitale a un numero di carte impressionante.

Un imprenditore edile deve combattere per settimane con centinaia di pratiche di permessi prima di poter posare la prima pietra per un cantiere. Se queste centinaia si tramutassero in decine? Se ci volessero pochi giorni? Non sarebbe una magia, ma solo l’attivazione di una digitalizzazione su larga scala da parte dell’azienda e degli enti di controllo di riferimento. Come funziona? Sveliamo il mistero!

Digitalizzazione documenti, come funziona

La digitalizzazione di un archivio cartaceo o dematerializzato funziona! Dopo aver catalogato tutto il materiale da archiviare, questo viene trasferito in uno spazio digitale cloud. Questo supporto informatico non è accessibile a tutti.

Infatti, solo chi ha le password può accedere e le autorizzazioni dipendono dal ruolo in azienda. Anche chi ha progettato il sistema ha la sua password, ma l’accesso interno serve solo per garantire la funzionalità del supporto informatico.

Una volta che tutti i documenti sono stati trasferiti, l’azienda o l’addetto hanno due soluzioni per reperire qualsiasi carta o procedura: richiederla via mail, oppure accedere immediatamente al cloud per trovarlo. La ricerca è simile a quella di Google: basta inserire il nome del documento o una parola all’interno dello stesso per farlo comparire.

Il sistema di digitalizzazione documentale procede in automatico nella gestione dei documenti meno utilizzati – magari con più di 10 anni di archiviazione – senza perdere nulla.

Digitalizzare il proprio archivio documentale: 5 perché

Perché è importante passare a questo sistema? Quali vantaggi è in grado di offrire?

1.   Risolve la burocrazia aziendale

La digitalizzazione offre una soluzione definitiva per il disbrigo veloce delle pratiche in azienda. La gestione e il protocollo dei documenti in arrivo è semplificata dal cloud. Si carica il documento e si ottiene una ricevuta di protocollo da inviare a chi ha fatto la richiesta direttamente via email.

Pensato in un contesto di piccola e media impresa, il sistema consente di avere meno personale necessario per gestire lo stesso numero di pratiche nello stesso tempo e di seguirne il percorso in automatico.

2.   Riduce il consumo di carta in azienda

Il danno maggiore che una qualsiasi azienda può fare all’ambiente è stampare. Si stampa di tutto: le utenze, le fatture, i bonifici, i pagamenti, le bolle di accompagnamento, le ricevute, le sentenze… Qualsiasi cosa.

Ridurre il consumo di carta salva gli alberi, salva il futuro delle generazioni che verranno, ma soprattutto salva l’azienda da una marea indistinta di carta. Lo stato di confusione legato a documenti che sembrano tutti uguali e tutti importanti allo stesso modo diventa chiarezza con una digitalizzazione adeguata e personalizzata.

3.   Migliora l’efficienza dei controlli

L’efficienza dei controlli aumenta esponenzialmente. Perché? Supponiamo che l’azienda sia soggetta a un controllo di routine. Se c’è un sistema integrato e digitalizzato, si dà la password all’ente che deve verificare – non la propria, un’altra di accesso per evitare cyber attacchi – e chi deve controllare effettua le verifiche senza altri disturbi.

Invece, se la struttura non è digitalizzata, ispettori e commissari devono verificare a uno a uno tutti i fogli presenti in un archivio. Le procedure sono lente e possono andare avanti anche per diverse settimane, mentre rallentano le attività di protocollo o di invio di documentazione per altre procedure.

4.   Rende l’ambiente più produttivo

Un sistema più efficiente per il disbrigo delle pratiche comuni rende i luoghi di lavoro più sicuri e produttivi. Infatti, i tempi dimezzati evitano il procrastinare dei controlli e consentono di ridurre i tempi per avviare qualsiasi procedura, anche per una richiesta di finanziamento da parte dell’azienda.

La maggiore produttività, legata a una competitività superiore – visto che in pochi stanno digitalizzando nonostante le norme sempre più stringenti – sono due vantaggi immediati per chi sceglie di archiviare così i propri documenti.

5.   Risponde in tempo reale ai cambiamenti normativi

Tra i vantaggi reali di una corretta digitalizzazione non può mancare un adeguamento smart dell’azienda quando cambiano le normative vigenti. Infatti, a un nuovo Governo può seguire un cambiamento radicale delle modalità per concludere un affare, effettuare dei controlli, oppure gestire una pratica.

Per fortuna, oggi le attività che si occupano di digitalizzazione hanno programmi informatici avanzati, ma flessibili, per rispondere anche a questa criticità che può arrivare dall’alto senza possibilità di contraddittorio da parte degli addetti ai lavori.